Приказ по предприятию о документообороте

Приказ о документообороте входящей и исходящей документации в организации образец

Приказ по предприятию о документообороте

По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.Документ — это не всегда строгая письменная форма. Он может быть :

  1. страницей, изготовленной по конкретной форме для определённого применения (письмо, приказ, техническое задание, штатное расписание, .);
  2. свободной формы (объяснительная записка сотрудника, благодарность за трудовые достижения, резолюция на заявлении, .).
  3. бланком, в котором определенным образом заполнены конкретные поля, имеющие точное смысловое и синтаксическое содержание;

Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.

Образец приказа об утверждении документооборота

По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота.

В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки).

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

Обработка, исполнение документов, подготовка ответов; 2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; 2.1.7.

Регистрация отправляемых документов; 2.1.8. Отправка документов; 2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов; 2.1.10.

Некоторые секреты входящих документов

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  1. исходящий (направленный из организации);
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Они следующие: для входящих

  1. предварительное рассмотрение делопроизводителем
  2. контроль исполнения
  3. регистрация
  4. прием и первичная обработка
  5. обработка, исполнение, подготовка ответов
  6. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение

для исходящих

  1. отправка
  2. разработка, оформление
  3. регистрация

для внутренних

  1. разработка, оформление
  2. регистрация
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов

для всех

  1. учет и анализ объемов документооборота.

Образцы основных документов делопроизводства

Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются.

Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно. Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

  1. журнал регистрации внутренних документов;
  2. журнал регистрации исходящих документов;
  3. журнал регистрации входящих документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  3. повышает продуктивность работы.
  4. помогает контролировать работу подчиненных;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Положение о документообороте организации

Источник: http://domzalog.ru/prikaz-o-dokumentooborote-vhodjaschej-i-ishodjaschej-dokumentacii-v-organizacii-obrazec-66644/

Образец приказа по документообороту

Приказ по предприятию о документообороте

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение.

Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства».

Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица.

Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя.

При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу.

Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

m.ppt.ru

Приказы в организации виды и особенности

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть ctrlenter, щоб повідомити нас про це і безкоштовно отримуйте на пошту електронні версії свіжих статей, новини і акції нові правила діловодства організація документообігу та виконання документів нові правила діловодства у державних органах і органах місцевого самоврядування використання будь-яких матеріалів, розміщених на сайті, дозволяється за умови посилання на портал buhgalter. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документом, выполняющиеся каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Среди новшеств обязательный вводный инструктаж недавно принятых на работу сотрудников и проведение учений по го.

Кстати, график документооборота это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет.

Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия.

Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

  • Доверенность на получение выписки из банка
  • Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
  • Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
  • Акт порчи имущества при затоплении образец
  • 442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го.

Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние.

График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

веб-сайт представляет верно структурированную, направленную на определенную тематику информацию для директоров и управляющих компаний, бухгалтеров, юристов, банкиров, программистов. Приказы о наложении взысканий на работников приказы (распоряжения) о.

Образцы приказов — документооборот на

Львиная толика документов первичка, которая непременно должна пройти через бухгалтерию. Если да, то используйте 2-ой эталон в случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, определенных исполнителей.

В целях формирования сезонной коллекции обуви весна-лето-2002 и в согласовании с методикой проведения рекламных исследовательских работ, утвержденной генеральным директором г.

Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о.

Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

аннотация по делопроизводству обычно действует в организации в течение долгого периода времени (хоть несколько лет). истинное положение о документообороте создано и утверждено для внедрения в (дальше — положение (.

Документооборот это движение служебных документов в учреждении от даты. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам.

к примеру, должностная аннотация кладовщика после внесения конфигураций может смотреться так (конфигурации выделены курсивом).

domelochei.com

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна.

Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д.

Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

Источник: https://advokat343.ru/obrazec-prikaza-po-dokumentooborotu/

Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

Приказ по предприятию о документообороте

О введении в действиеПоложенияо документообороте

г. ____________ «___» ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

— возложить ответственность за организацию и состояние

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

Генеральный директор _____________________(Ф. . )

от «___» _______ 200__г.

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1. 1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1. 2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу — ГОСТ Р 6. 30-97 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определение».

1. 3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1. 5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1. 6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1. 7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1. 8. поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1. 9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1. 10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

— организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

— регистрация входящих и исходящих документов;

— передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

— контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

— хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1. 11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

— подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

— согласование подготовленных документов;

— представление информации по документам и снятие их с контроля;

— хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1. 12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

Образец журнала регистрации входящих документов Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

    При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т. . .

  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф. . . создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч.

    приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

    Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве. ранит информацию о просителе: Ф. . , возможно должность или структурное подразделение.

    При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

    В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

Источник: https://Russia-Ukraine.com/prikaz-o-dokumentooborote-vhodjashhej-i-p07/

Инструкция по документообороту в организации образец – СИЗ, нормы, инструкции

Приказ по предприятию о документообороте

Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации).

Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании.

Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

  • Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
  • Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
  • Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
  • Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Делопроизводство как неотъемлемая часть организации работы с документами

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству. Как правило, ее разрабатывает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В процессе также задействованы юристы и служащие архива. Если в компании архив не предусмотрен, составление инструкции можно делегировать секретарю.

Готовый документ по делопроизводству начинает действовать с момента подписания его руководителем.

Инструкция начинается с грифа утверждения, где указана дата подписания и Ф. И. О. уполномоченного на это должностного лица. Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации.

В обязанности службы ДОУ входит обучение новым изменениям и правилам лиц, ответственных за делопроизводство и организацию работы с документами в своем отделе. Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты. С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ.

Подготовка данного документа требует немало времени и сил. Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации.

Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить. В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

  1. Раздел «Общие положения» предусматривает:
  • информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
  • ответственность за невыполнение правил;
  • назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.
  1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:
  • виды документов;
  • порядок оформления приложений и копий;
  • правила подготовки и согласования нормативов;
  • регламент использования документации исполнителями;
  • порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

  1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:
  • прием поступающей (входящей) документации;
  • отправление исходящей документации;
  • основные инстанции документооборота;
  • учет его объема;
  • процедура движения документов между организационными единицами.
  1. Раздел «Регистрация документов» отображает:
  • способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
  • сроки их оформления;
  • правила индексации документов.
  1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:
  • принципы справочно-информационной работы в организации;
  • описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
  • порядок классификации и систематизирования справочных данных;
  • методику поиска информации.
  1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:
  • устанавливать категории непременно контролируемых документов;
  • ставить важные бумаги на контроль;
  • применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
  • устанавливать обязанности исполнителей;
  • подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.
  1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:
  • обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
  • установить ответственных за хранение важных бумаг;
  • формировать дела для некоторых групп документации;
  • создавать и пользоваться номенклатурой;
  • приводить дела в систему.
  1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:
  • какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
  • порядок подготовки дел к архивации;
  • правила составления описей и оформления дел;
  • процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами.

Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения.

Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

  • Как выстроить грамотное управление бизнес-проектами

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

  • принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
  • регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
  • визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
  • реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
  • установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

  • поступающая извне (входящая);
  • внутренняя (локальная);
  • исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

  • централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
  • децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
  • смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние;
  • конфиденциальные с грифом «КТ»;
  • коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Источник: https://www.kom-dir.ru/article/2200-organizatsiya-raboty-s-dokumentami

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Признаки локальных нормативных актов (лна)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства.

Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента.

В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Источник: http://rossiz.ru/instruktsiya-po-dokumentooborotu-v-organizatsii-obrazets/

Имею право
Добавить комментарий