Извиниться перед клиентом в письме

Письмо-извинение, Типовые оборот – Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Извиниться перед клиентом в письме

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов 'связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою …

Извинения за задержку поставки товаров

1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на. Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.

3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа

5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку

6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)

7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам

8. Еще раз просим извинить за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы

9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

Извинения за задержку оплаты счетов

1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку

2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность

5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам

6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам

7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів).

10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу

2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время

4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время

5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей

6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу

7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции, посвященной проблеме

8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что

9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/dilove_movlennya_dlya_derzhavnih_sluzhbovtsiv_-_shevchuk_sv/list-vibachennya.htm

Apology Emails: Best Practices and Examples — Stripo.email

Извиниться перед клиентом в письме

On average, customers’ satisfaction with eCommerce makes 82% (Statista’s data). It does seem a good result, but, in fact, it means that 18 100 customers are displeased with your service. And in most cases, a simple yet sincere Apology Email is capable of changing the situation for better.

Tips on how to write an apology letter to customers

Certainly, each situation requires deep consideration and consequently is supposed to have its unique standards, yet apology emails are to be divided into two major groups:

  1. Emails when you respond saying you’re sorry;
  2. Apology emails initiated by you.

1. Emails, when you respond saying you’re sorry

  • respond as soon as possible

Your customer is already unsatisfied with the issue occurred, don’t make him or her wait. Besides, by providing a prompt response, you may help the customer solve the problem right on time;

  • always notify the customer/client you have received the email

If you cannot solve the issue right away, then notify you have received the email and that their question is held in consideration by those who are in charge. Once the email is forwarded to another department, hurry to inform customers about that, too;

  • explain the root of the problem

Always explain the reason that caused this issue as clients have rights to know. But stay polite — don’t blame it all on one person or another company. First of all, customers are not interested in it. They would love to know you are aware of the problem, and that you are working on it. Second of all, this is very immature and can ruin your reputation in the eyes of the clients;

No matter whose fault it is — servers went down not on your side, or it might have been caused by a natural disaster, or an intern wasn’t helpful enough over the phone — in the apology email to client, you still should say you’re sorry for the inconveniences the issue have caused, for the late delivery or for the bad service your company has provided;

  • make the subject line clear

In the subject line, you are to specify why you are reaching out to the client. As long as this is a response, mention this.

Either “We’re still working on the issue”, or “Response to your request”, or
even “Re: Late delivery of order NUMBER” will do;

Apology email where you’re not the initiator can be actually called an apology letter to a customer as it normally goes as a plain text one.

A well-designed HTML email response may be considered as a waste of time. Especially, if the issue is the case of emergency and requires an immediate reply.

Note: the situation with the apologize emails you initiated is quite the opposite — a beautiful design here will be considered as care and respect.

2. Apology emails initiated by you

Prior to running your apology email campaign, you should consider how much this issue influenced the customers/clients and how many of them may have experienced this issue, and what is important — how you are going to work things out.

In my opinion, we should always beg our users’ pardon once the system outage or technical issues have occurred no matter how hard it may have influenced everyone as people trusted in us, and we were not able to provide proper service.

a) think about the time when to send apology email newsletters out

Here, everything depends on the reason why you are reaching out to your subscribers:

  • Website outage — the problem notification

It’s better to send out the emails right away. Website users need to know the problem is not on their end. Would be great if you could provide them with the information regarding when the site works again. And promise to inform the users once the problem is solved;

  • The website outage — notification everything works ok

When the issue is fixed, you should hurry to inform the users about it. But take your time to work on the design. And here, you should once again say that you’re sorry and offer some discount to users as a “thank you” for being loyal and patient;

  • The website maintenance —  information on the dates and the exact time

When you are going to perform maintenance, your site may be shut down. Certainly, it’s preferable to do it at night, when the vast majority of your customers are sleeping, but you still should warn them. Send these emails a few days prior to the Day X, and place a proper copy on your website;

  • An event-triggered email sent many times — an apology

There’s no strict recommendation regarding the time here. But it would be better if you wait for some time, an hour or two to let users catch their breath. When being irritated by the numerous emails within a short time, they may move this business apology letter for a mistake to trash without reading it.

Another important thing here is to stop the scenario, fix the issue and only then turn it on again.

b) offer a discount

Here you should think of how to fix the situation and how to beg customers’ pardon:

  • An issue with the discount

We create promo email campaigns to endear customers to our brand and to convince them buying from us. But sometimes it happens that the discount system does not work and customers have to pay a full price. Pretty awkward.

Here you should take your time to create a beautiful, professional apology email that convinces customers to stay loyal with your brand and not to unsubscribe from your newsletters. In these emails, let prospects know you are well aware of the issue, that you are extremely sorry (and you should be) and that you want to make things better

  • Subscribers did not receive event-triggered emails

It really upsets a lot when you get registered with a website, and wait for a subscription confirmation to start using the tool/shop right away. But you get nothing.

In such situations, when it’s about an online store, sometimes I just go to another site. But when this is a tool and I need it now, it really upsets that I can’t use it and does not make a good first impression about this site.

Beg customers’ pardon by offering them some discounts or free shipping.

This is a perfect example of an apology email example — the girl looks she’s shy, the design is simple, and the copy is clear!

c) say you’re sorry

No matter how generous the discount is, users would love to hear your apology.

It can be anything: from “Oops, our bad” to “Please, accept our sincere apologies”

d) subject line — it should mirror the email content

This is the last but not the least of the apology email best practices.

It definitely should be clear, but nobody’s asking you to be very serious and straight in this question. Use your imagination and stick to your brand style.

“We’re sorry” — by Boots;

“We’re sorry_Topshop has been misbehaving and we want to apologize” — by Topshop;

“Whoops, we hit the wrong button” — by Pet Supplies Plus;

“Meow. Our goof is your gain. Additional 10% off today only” — by Fab;

“Sorry, we’ve slipped up” — by MyOffers.co.uk;

“When things go wrong — sorry!” — by Forever21.

e) signature

Emails, initiated by your company, should be sent on behalf of the person who made a mistake or on behalf of a CEO.

Don’t hesitate to add the CEO’s photo in email signature and specify a position of a person who is in charge for this particular campaign.

Apology email examples

Here, we’re going just to show a few examples of apology letters and HTML emails that were initiated by brands. These emails took us by surprise.

Example 1. Dorothy Perkins — Offer that is no longer valid

Email marketers of the Dorothy Perkins just got straight to business — there’s no superfluous information in it.

That’s a perfect way to notify subscribers about the mistake.

Example 2. Forever21 — Website low speed

This is a good example of apology email. Not only this brand asked customers’ pardon, but managed to stick to the company’s style and design.

Example 3. Graham and Green — a technical glitch

This brand made a very thematical design that totally fitted the situation — images of tools made us understand there was a technical issue. But these “tools” inherited pink after the company logo main color.

Just a brilliant sample of an apology email.

Example 4. Boden — inappropriate print

In fact, this was an April Fool’s email, but sometimes brands have to withdraw their products. And this email can serve as a good example.

In such emails, you are to explain the reason for what happened, then provide customers with details on how they can give your products back to you and get their money back.

Example 5. Not on the high street — no messages

What makes this email great? First of all, it’s the design. And second of all, it’s clear yet cute copy.

Example 6. Pet supply — incorrect information

It happens quite often when email marketers provide subscribers with incorrect information.

It normally happens for one reason — email marketers have to work on 3 emails at once, consequently, they do not have time to proofread the emails several times.

The email simplicity is its strong feature. “Oops, our bad” seems quite informal yet polite.

Summary

When done properly, apology emails can turn into an effective promo campaign and bring you even more profit as this is a good way to remind about yourselves again (works only with the emails you initiated). But only when it happens quite seldom!!

To accomplish this mission, when creating an apology email, make sure to:

  • Respond on time;
  • Make the design sweet and not too festive;
  • Stick to your brand’s style and design;
  • Make a proper announcement on your website.

You are welcome to use our free HTML email templates. Save the footers and headers to your personal content library. And when there’s a need to create an apology email fast, you will only have to make a fitting banner, pull the footer and header in your template — and the email is ready to go!

If you have any questions or concerns, let us know via  or email.

Источник: https://stripo.email/blog/apology-emails-best-practices-examples/

Официальное письмо клиенту с извинениями о некачественной продукции

Извиниться перед клиентом в письме

Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д. Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации.

Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению.

Уважаемый Александр Олегович! В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…» Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара. Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться.

Извинительное письмо клиенту образец

Не стесняйтесь сотрудничать с нами и примите наши извинения. В любом случае, следующим, обязательным шагом будет перейти к главной теме письма.

Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ. «Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске.

Что касается вашего вопроса о будущем мероприятии…».

Важно само содержание, в тексте которого должны содержаться слова о просьбе извинить за то или иное действие, сожаление о произошедшем.

Можно указать, что подобного больше не повторится по Вашей вине. Само письмо возможно направить как в простом бумажном виде, так и посредством электронных видов связи. Считаем нужным сообщить, что часть товаров поступила к нам поврежденной.

Удивленные (расстроились) таким халатным отношением к исполнению своих обязательств — товары следует упаковывать надежных е (тщательно). Настаиваем на возмещение ущербаків. 4. Очень разочарованы качеством и дизайном коробок, в которые были упакованы заказанные нами подарки 5.

Размеры коробок не соответствуют размерам подарков 6. Товары последней партии были упакованы небрежно.

Мы возвращаем. Вам повреждены и предупреждаем, что 7.

Как правильно извиниться перед клиентом? 5 практических советов

Постарайтесь убедить рассерженного клиента, что этот инцидент – исключительный случай на вашем предприятии.

И вы сделаете всё возможное, чтобы впредь это не повторилось.

— Недостатки обслуживания у нас встречаются крайне редко. Чтобы в этом убедиться, достаточно ознакомиться с отзывами наших клиентов. То, что произошло с Вами – исключительный случай.

И мы его исправим. — То, что Вам пришлось так долго ждать консультанта – это досадное недоразумение, которое больше не повторится.

Этикетные письма

п.

Благодарим Вас за приглашение посетить выставку “Интероптика-2008”. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд по пропаганде риторических знаний.

Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество. Под такой общей надписью, как правило, располагаются собственноручные подписи работников, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления обычно составляются в свободной форме, тем не менее существует и общая схема письма-поздравления:

  1. обращение (“Уважаемый . ”)

США.

Просим прислать копию с расчетом в гривнах 2. Ваша бухгалтерия допустила ошибку в последнем счете. Надеемся, что это лишь недоразумение, и возвращаем.

Вам счет, чтобы. Вы могли исправить ошибку 3. Нас неприятно поразил тот факт, что в конечном счете. Вы указали высокие цены, чем те, которые указаны в предложении.

Это, как. Вы знаете, противоречит условиям нашего соглашения 4. Мы настаиваем на срочном отгрузке товаров, которые заказали, но, к сожалению, до сих пор не получили 5.

Вашей поддержке) 11.

Письмо о некачественной продукции

Что это значит? То, что это не жалоба на конкретного сотрудника фирмы, но конкретное выражение недовольства в сторону компании, которая предоставила некачественный товар.

Текст претензии Сказать, что именно должно быть написано в тексте этого документа, сложно. Образец претензии на некачественный товар будет представлен ниже. Использование стиральной машины с 25 сентября 2015г.

< …>Уплата налога «за того парня» — паспорт налогоплательщика не требуется По действующим правилам заплатить налог можно не только за себя, но и за другого налогоплательщика (в том числе, физлицо).

Чтобы это сделать, достаточно правильно заполнить платежку.

  • Нужно подробно указать характеристики товара: тип, цвет, размер, марку, номер и т. д. в зависимости от конкретного случая.
  • Следующая часть – мотивировочная. Подробно распишите все выявленные недостатки, послужившие причиной для обращения.

Как правильно просить прощения у клиентов

Здравствуйте, мои уважаемые читатели!

Сегодня я хочу рассказать об одном интересном приеме манипулирования клиентами. Это психологическая фишка, которая очень часто используется при разговоре с клиентами в саппорте (службе поддержки).

Возможно, кому-то покажется эти приемы не совсем этичными, но, зная значение слов и используя своеобразное манипулирование их свойствами, вы сможете спокойно работать даже с теми клиентами, с которыми зачастую бывают проблемы. Сегодня мы поговорим только об извинениях.

Кто-то подумает, что попросить прощения – это просто, и никаких особых фишек для этого знать не стоит. Но все же, практически одинаковые слова с одинаковым значением на самом деле несут разную смысловую нагрузку.

Есть три типа часто используемых формулировок извинений: Рассмотрим каждый случай отдельно.

И еще один нюанс. Это слово «извиняюсь». Подобное слово в работе с клиентами лучше вообще не использовать. На это есть две причины. Вот всего лишь три похожие по значению слова.

Казалось бы, они означают одно и то же. Но смысловую нагрузку слова извинений несут разную.

Поэтому, если вы хотите попросить прощения, то делайте это вежливо, спокойно и используя формулировки: «извините», «примите наши извинения» в разных вариациях. И забудьте о слове «извиняюсь», чтобы не получить отторжения и негатива.

Пусть работа с клиентами приносит вам удовлетворение, а небольшие секреты мастерства, как правильно вести переговоры и даже извиняться, сделают ваш труд продуктивным и более эффективным.

Я желаю, чтобы ваши клиенты всегда были довольны, и вам не приходилось приносить извинения.

Деловое письмо извинение

Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации.

Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению.

Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель». Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке. Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей: Это первый абзац или предложение.

Извинения приносятся только один раз в начале письма! Уважаемый Александр Олегович! В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…» Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Источник: http://credit-helper.ru/oficialnoe-pismo-klientu-s-izvinenijami-o-nekachestvennoj-produkcii-25741/

Извинительное письмо образец

Извиниться перед клиентом в письме

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов 'связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.

Письмо-извинение

Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.

Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.

Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

  • выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией
  • искреннее извинение за доставленные неудобства
  • объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем
  • напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.
  • При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».

    Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.

    Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 6 365)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Как написать письмо-извинение

    В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике.

    Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться.

    Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме – послать письмо.

    Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом – вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это.

    У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно.

    Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.

    Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:

    Будьте почтительны

    Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.

    Будьте искренни

    Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.

    Смотрите в будущее

    Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений.

    Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна.

    И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.

    Перечитайте письмо

    Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы – представьте, что вы и есть тот обиженный человек.

    Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание.

    Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.

    Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании.

    Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени.

    Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.

    Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине – цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.

    Рубрика: Делопроизводство

    Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?

    Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.

    Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением.

    ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера.

    Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.

    “Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.

    К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

    В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено.

    В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.

    Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.

    Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:

  • Уважаемый Александр Сергеевич!
  • Уважаемая Ольга Сергеевна!
  • Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:

  • Уважаемые господа!
  • Уважаемые коллеги!
  • При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.

    Когда следует извиняться письменно?

    В том случае, если вы обидели человека или чем-то оскорбили его, даже непроизвольно.

    Каким должно быть письмо-извинение?

    Искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.

    Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.

    Как быть, если вас оговорили, а вы ни в чем не виноваты?

    Если вас обвиняют несправедливо, постарайтесь без прикрас разъяснить ситуацию, что очень часто способствует выяснению недоразумений и восстановления истины.

    Оправдывая себя, будьте очень осторожны, если при этом страдают честь и достоинство другого человека.

    Если вы уверены в его действительной виновности, возможно лучше сначала выяснить отношения с ним, дав ему шанс самому принести извинения, восстановить тем самым истину и хоть как-то спасти свою репутацию.

    Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?

    За письмо следует браться только окончательно успокоившись, приведя в порядок нервы и рассудок. В ином случае вы не в состоянии будете выбрать верный тон и нужные слова, ваше письмо с извинениями не достигнет желаемой цели.

    То же самое касается и несправедливого обвинения в ваш адрес. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.

    Источники:uchebnikionline.com, mirblankov.ru, www.womanart.ru, www.sekretariat.ru, www.ejonok.ru

    Источник: http://zayavlenie-isk.my1.ru/publ/delovodstvo_i_pisma/izvinitelnoe_pismo_obrazec/29-1-0-905

    Письмо-извинение

    Извиниться перед клиентом в письме

    Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

    Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

    Инструмент для этого – письмо-извинение. 

    В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

    Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

    Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

    Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

    Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

    Когда пишут письмо-извинение?

    Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

    — Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

    — Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

    — Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

    Структура письма-извинения

    Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

    https://www.youtube.com/watch?v=ThlsTTfFqK0

    В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

    Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

    Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

    письма-извинения

    Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

    Извинение

    Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

    Например:

    Уважаемый Александр Олегович!

    В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

    Объяснение причин

    В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт.

    Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

    Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

    Например:

    Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

    Выражение сожаления, огорчения

    Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

    Например:

    Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

    Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

    Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

    Например:

    С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

    Заключение

    Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

    Например:

    Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

    Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

    Image by www.freedigitalphotos.net

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2760

    Имею право
    Добавить комментарий